PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam perencanaan organisasi, sebagai serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan (Louis A.Allen, 1999:167), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan bagian dari perencanaan yang sedang dijalankan dan digunakan untuk memberi bimbingan bagi tugas-tugas yang dilakukan berulang-ulang dalam sebuah organisasi (Richard C Daft, 2003:59). Untuk penerapan SOP yang baik, maka pengawasan dari pimpinan sebagai suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengoreksi dengan maksud agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Keterkaitan pengawasan dengan SOP adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan.
Adanya sebuah SOP dan pengawasan akan mempengaruhi kinerja dalam mencapai tujuan perusahaan. Kinerja menurut Winardi (1992:142) merupakan konsep yang bersifat universal yang merupakan efektivitas operasional suatu perusahaan, bagi perusahaan dan bagi pegawai berdasar standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk menciptakan kinerja yang optimal, perusahaan telah memberikan suatu rancangan berupa SOP yang bertujuan untuk mempermudah pegawai melaksanakan kegiatannya, dan meminimalisasi tingkat kesalahan dalam menjalankan tugasnya. Agar memberikan hasil kerja sama yang tinggi baik kualitas dan kuantitas dalam rangka melaksanakan pekerjaan, maka fungsi pengawasan dari pimpinan berperan serta untuk menilai, mengevaluasi dan mengoreksi serta mengusahakan tercapainya tujuan perusahaan.
Masalah kemudian muncul ketika melihat situasi yang terjadi di beberapa instansi bahwa kinerja para pegawai yang kurang maksimal dalam menjalankan tugasnya yang berdampak pada kurang efektif dalam pencapaian tujuan. Padahal sudah jelas di suatu organisasi, SOP sudah tersusun dengan jelas demi terlaksananya sebuah kinerja pegawai yang maksimal, tapi kenyataanya SOP tersebut tidak mampu memberikan sebuah impak yang signifikan, bawahan/pegawai bekerja dengan maksimal ketika ada seorang pemimpin yang sedang mengawasinya. Disinilah kemudian kami membuat makalah terkait bagaimana fungsi pengawasan seorang pemimpin dalam penerapan SOP di suatu organisasi demi tercapainya tujuan dari organisasi tersebut, dimana kelompok kami mengusung judul “E-CONTROLLING TERHADAP PENERAPAN SOP ORGANISASI”.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun permasalah yang kami angkat dalam makalah ini adalah:
1. SOP yang tidak bisa berjalan semestinya karena budaya kerja/kebiasaan yang tidak baik;
2. Bagaimana Fungsi Pengawasan yang dibutuhkan seorang pemimpin dalam penerapan
SOP;
3. E-Controlling sebagai pilihan metode pengawasan yang tepat untuk menghadapi
dinamika perkembangan zaman.
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan pembuatan makalah ini untuk mengetahui dan menjabarkan solusi terhadap fungsi pengawasan yang dibutuhkan oleh seorang pemimpin dalam mengawasi terlaksananya sebuah SOP di organisasi yang dipimpinnya menghadapi era milenial.
1.4 Manfaat Penulisan
Memberikan informasi tentang bagaimana solusi akan fungsi pengawasan dalam penerapan SOP di sebuah organisasi, yang menjadikan kinerja dari para pegawai menjadi efektif dan efisien.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengawasan
Mamduh M. Hanafi (2011:101) mengemukakan bahwa pengawasan adalah sebuah proses dimana pimpinan ingin mengeetahui hasil pelaksanaan pekerjaan (kinerja) yang dilakukan bawahan sesuai dengan rencana dan prosedur, perintah, tujuan, dan kebijakan yang telah ditentukan.
Ciri-ciri pengawasan yang efektif sebagai berikut:
1. Disesuaikan dengan rencana organisasi
2. Menggunakan metode pengawasan yang sesuai dengan manajer
3. Mengatur frekuensi pengawasan
4. Pengawasan dilakukan secara obyektif
5. Pengawasan dilakukan tepat waktu jika kegiatan perlu dilakukan
6. Flexible disesuaikan dengan situasi dan kondisi
Sistem pengawasan yang efektif harus memenuhi beberapa prinsip pengawasan yaitu (1) Adanya rencana tertentu (2) adanya pemberian instruksi (3) wewenang-wewenang kepada bawahan. Rencana merupakan standar atau alat pengukur pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan.
Rencana tersebut menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Pemberian instruksi dan wewenang dilakukan agar system pengawasan itu memang benar-benar dilaksanakan secara efektif. Wewenang dan instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar instruksi yang diberikan kepada bawahan maka dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan. Sistem pengawasan akan efektif bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas.
Pengawasan dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara sebagai berikut :
1. Pengawasan langsung, dilakukan oleh manajer pada waktu kegiatan sedang berjalan. Pengawasan langsung dapat berbentuk : Inspeksi langsung, observasi ditempat, laporan ditempat.
2. Pengawasan tidak langsung merupakan pengawasan dari jarak jauh melalui laporan yang disampaikan oleh bawahan dan laporan ini berbentuk: laporan tertulis dan laporan secara lisan. Pengawasan yang efektif membantu manajer dalam mengatur pekerjaan agar dapat terlaksana dengan baik. Fungsi ini terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi aktivitas perusahaan agar target perusahaan tercapai.
2.1 Standar Operasional Prosedur (SOP)
Perencanaan adalah penetuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan (Louis A.Allen,1999:167), standar operasional prosedur (SOP) merupakan bagian dari perencanaan yang sedang dijalankan dan digunakan untuk memberi bimbingan bagi tugas-tugas yang dilakukan berulang-ulang dalam sebuah organisasi (Richard C Daft, 2003:59).
Untuk menciptakan kinerja yang optimal, Sebuah organisasi telah memberikan suatu rancangan berupa SOP yang bertujuan untuk mempermudah pegawai melaksanakan kegiatannya, dan meminimalisasi tingkat kesalahan dalam menjalankan tugasnya. Agar memberikan hasil kerja sama yang tinggi baik kualitas dan kuantitas dalam rangka melaksanakan pekerjaan, maka fungsi pengawasan berperan serta untuk menilai, mengevaluasi dan mengoreksi serta mengusahakan tercapainya tujuan Organisasi.
Wibowo (2010:67) mengungkapkan SOP merupakan standar kegiatan yang harus dilakukan secara berurutan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan apabila ditaati akan membawa akibat seperti: lancarnya koordinasi, tidak terjadi tumpang tindih atau duplikasi, terbinanya hubungan kerja yang serasi, kejelasan wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai. Dan SOP mempunyai kriteria efektif dan efisien, sistematis, konsisten, sebagai standar kerja, mudah dipahami, lengkap, tertulis dan terbuka untuk berubah/ fleksibel.
BAB III
ANALISIS MASALAH DAN PEMBAHASAN
3.1 SOP Yang Tidak Berjalan Semestinya
Permasalahan yang sering terjadi pada suatu organisasi dimana Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan tidak berjalan dengan baik adalah :
1. Pemahaman terhadap SOP yang tidak menyeluruh;
2. Pengawasan yang bersifat langsung;
3. Budaya kerja yang tidak mendukung.
Melihat situasi yang terjadi di beberapa instansi bahwa kinerja para pegawai yang kurang maksimal dalam menjalankan tugasnya yang berdampak pada kurang efektif dalam pencapaian tujuan. Padahal sudah jelas di suatu organisasi SOP sudah tersusun dengan jelas demi terlaksananya sebuah kinerja pegawai yang maksimal, tapi kenyataanya SOP tersebut tidak mampu memberikan sebuah impak yang signifikan, masih sering terjadi pegawai bekerja dengan maksimal ketika ada seorang pemimpin yang sedang mengawasinya.
Disinilah bagaimana fungsi pengawasan seorang pemimpin dalam penerapan SOP di suatu organisasi demi tercapainya tujuan, yang kemudian kinerja seorang pegawai dapat maksimal mengikuti SOP yang sudah ada tanpa perlu seorang pemimpin yang mengawasinya langsung, ttetapi seorang pegawai dapat memegang teguh terhadap sebuah SOP yang ada.
3.2 Fungsi Pengawasan Terhadap Penerapan SOP
Seorang pemimpin harus dapat menguasai apa yang menjadi fungsi dari managemen itu sendiri, menurut G. Terry fungsi manajemen ada 4 : Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan/pengendalian, dan Pengawasan.
Disebutkan diatas bahwa SOP merupakan salah satu dari proses perencanaan dan oleh sebab itu maka sebuah pimpinan harus mampu membuat para pegawainya melaksanakan sebuah SOP tersebut dalam melakukan pekerjaanya, jelas melalui langkah/fungsi pengawasan seorang pemimpin terhadap para pegawai dapat melaksanakan kewajibanya sesuai dengan SOP yang ada.
Pengawasan menjadi jembatan antara terlaksananya rencana yang dijabarkan dalam SOP dengan proses monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan. Dari pengawasan inilah bisa didapatkan progres dan penanganan terhadap rencana-rencana yang tidak berjalan sesuai dengan SOP.
Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).
Pengawasan dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara sebagai berikut :
1. Pengawasan langsung, dilakukan oleh manajer pada waktu kegiatan sedang berjalan. Pengawasan langsung dapat berbentuk : Inspeksi langsung, observasi ditempat, laporan ditempat.
2. Pengawasan tidak langsung merupakan pengawasan dari jarak jauh melalui laporan yang disampaikan oleh bawahan dan laporan ini berbentuk: laporan tertulis dan laporan secara lisan. Pengawasan yang efektif membantu manajer dalam mengatur pekerjaan agar dapat terlaksana dengan baik. Fungsi ini terdiri dari tugas-tugas memonitor dan mengevaluasi aktivitas perusahaan agar target perusahaan tercapai.
3.3 E-Controlling Sebagai Pengawasan Terhadap Terlaksananya SOP
Pengawasan yang baik menjamin ketepatan pelaksanaan SOP sesuai rencana, kebijaksanaan dan perintah (aturan yang berlaku) serta menertibkan kordinasi kegiatan.
Dalam praktek kadang sistem pengawasan yang dilakukan selama ini hanya berlaku pada saat seorang pemimpin ada di tempat dan secara langsung bersama dengan para pegawainya.
Menghadapi era digital menuju Revolusi 4.0 ada baiknya manajemen pengawasan mulai melirik terhadap penggunaan digitalisasi dan Management Information System (Sistem Informasi Manajemen).
E-Controlling merupakan terobosan dalam fungsi pengawasan seorang pemimpin terhadap terlaksananya SOP pada suatu organisasi. Dalam sistem ini, fungsi pengawasan sepenuhnya dijalankan dalam bentuk sinergi fungsi-fungsi pengawasan yang dijabarkan dalam sistem terenkripsi dengan mengandalkan teknologi informasi yang dijalankan dengan suatu aplikasi sistemik.
Secara garis besar E-Controlling memiliki fungsi :
1. Menetapkan Standar Pengawasan
2. Mengukur Pelaksanaan Pekerjaan
3. Membandingkan Standar Pengawasan dengan Hasil Pelaksanaan Pekerjaan
4. Tindakan Koreksi (Corrective Action)
Dalam sistem ini, seorang pemimpin bukan saja bisa memantau pelaksanaan SOP oleh pegawai, tapi juga secara keseluruhan SOP itu telah diterapkan sesuai dengan tujuan organisasi atau tidak. E-Controlling justru menjadi jembatan terhadap terlaksananya keseluruhan aktivitas suatu organisasi secara terstruktur.
Dalam pelaksanaanya, E-Controlling adalah sistem pengendalian kegiatan yang di dalamnya termasuk integrasi SOP berbasis teknologi informasi digital untuk memfasilitasi pengumpulan informasi mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan dan permasalahannya. Sistem e-Controlling ini menjembatani antara perencanaan pelaksanaan pekerjaan dengan hasil pekerjaan dengan mengacu pada SOP serta tujuan organisasi tersebut.
Dengan E-Controlling, seluruh kegiatan bisa dimonitoring oleh seorang pimpinan maupun pihak ketiga dengan menggunakan aplikasi Management Information System. Dalam sistem ini, seorang pimpinan pun tidak mengeluarkan energi yang terlalu banyak dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan SOP. Pengawasan benar-benar ada dalam genggaman tangan, dengan demikian efisiensi dan efektivitas dapat terjaga dengan baik.
Fungsi pengawasan dengan sistem ini memungkinkan kendala jarak, waktu, sumber daya bisa dijembatani dalam satu kaidah teknologi. Peran sistem ini menjadi sangat simpel dan sederhana. Dalam kondisi ini, seorang pemimpin akan dapat berbuat banyak demi tercapainya tujuan organisasi.
Dalam pelaksanaannya E-Controlling akan mengawal keterlaksanaan SOP suatu organisasi apakah sesuai dengan perencanaan atau tidak, ketika SOP sudah dilaksanakan dengan baik, maka secara otomatis sistem akan membaca raihan dan capaian kegiatan sesuai dengan tujuan. Ketika SOP tidak berjalan dengan semestinya, maka proses pengawasan akan membawa sistem ke arah evaluasi dan penentuan solusi yang dibutuhkan sehingga SOP bisa terlaksana kembali dan pada akhirnya tujuan utama bisa dicapai dengan baik.
Sistem ini akan memberikan dampak terhadap capaian kinerja, kualitas dan ketepatan pelaksanaan setiap kegiatan dalam suatu organisasi. Dan tentunya tugas seorang pemimpin akan semakin mudah.
Model Skema E-Controlling
BAB IV
PENUTUPAN
4.1 Kesimpulan
Adanya sebuah SOP dan pengawasan akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk menciptakan kinerja yang optimal, perusahaan telah memberikan suatu rancangan berupa SOP yang bertujuan untuk mempermudah pegawai melaksanakan kegiatannya, dan meminimalisasi tingkat kesalahan dalam menjalankan tugasnya.
Agar memberikan hasil kerja sama yang tinggi baik kualitas dan kuantitas dalam rangka melaksanakan pekerjaan, maka fungsi pengawasan berperan serta untuk menilai, mengevaluasi dan mengoreksi serta mengusahakan tercapainya tujuan perusahaan.
Menghadapi era digital menuju Revolusi 4.0 ada baiknya manajemen pengawasan mulai melirik terhadap penggunaan digitalisasi dan Management Information System (Sistem Informasi Manajemen).
E-Controlling merupakan terobosan dalam fungsi pengawasan seorang pemimpin terhadap terlaksananya SOP pada suatu organisasi. Dalam sistem ini, fungsi pengawasan sepenuhnya dijalankan dalam bentuk sinergi fungsi-fungsi pengawasan yang dijabarkan dalam sistem terenkripsi dengan mengandalkan teknologi informasi yang dijalankan dengan suatu aplikasi sistemik.
Fungsi pengawasan dengan sistem ini memungkinkan kendala jarak, waktu, sumber daya bisa dijembatani dalam satu kaidah teknologi. Peran sistem ini menjadi sangat simpel dan sederhana. Dalam kondisi ini, seorang pemimpin akan dapat berbuat banyak demi tercapainya tujuan organisasi.
4.2 Saran
Dengan penggunaan E-Controlling sebagai sistem pengendalian kegiatan yang di dalamnya termasuk integrasi SOP berbasis teknologi informasi digital untuk memfasilitasi pengumpulan informasi mengenai perkembangan pelaksanaan kegiatan dan permasalahannya. Sistem e-Controlling ini menjembatani antara perencanaan pelaksanaan pekerjaan dengan hasil pekerjaan dengan mengacu pada SOP serta tujuan organisasi tersebut.
Dengan E-Controlling, seluruh kegiatan bisa dimonitoring oleh seorang pimpinan maupun pihak ketiga dengan menggunakan aplikasi Management Information System. Dalam sistem ini, seorang pimpinan pun tidak mengeluarkan energi yang terlalu banyak dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan SOP. Pengawasan benar-benar ada dalam genggaman tangan, dengan demikian efisiensi dan efektivitas dapat terjaga dengan baik.
Semoga dimasa depan, sistem ini bisa diterapkan di berbagai organisasi dengan permasalahan-permasalahan pengawasan yang terbatas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi dapat diraih dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Stephen P. Robbins, PERILAKU ORGANISASI ,2001, Prenhallindo
Al-Amin, Mufham, Manajemen Pengawasan, 2016, Kalam Indonesia, Jakarta
https://media.neliti.com/media/publications/188451-ID-pengaruh-standar-operasional-prosedur-da.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar